Posted by El sector de la construcción se beneficia del nivel de organización que un cronograma de proyecto puede brindar en la organización de actividades.
Tabla de contenidos
¿Qué es un cronograma de proyecto?
Es un documento que se confecciona en las etapas iniciales de la construcción de un proyecto. Este puede ser elaborado de forma manual o con la ayuda de herramientas tecnológicas al alcance de todos, como lo es una hoja de cálculo de Excel.
Es una gran herramienta a la hora de organizar el trabajo, ya que permite detallar el inicio y finalización de cada actividad. Además de poder especificar calendarios personalizados, jornadas de trabajo y recursos, en caso de ser necesarios.
En la industria de la construcción es de gran utilidad los beneficios que nos brinda Microsoft Project, ya que es una excelente herramienta para el desarrollo integral de un cronograma de trabajo.
FUNCIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Al ser un documento que permite la organización del trabajo, es posible controlar el proyecto desde el inicio y durante todo el desarrollo de la obra. Lo cual es muy ventajoso, al facilitar la reprogramación de actividades y actualización del estado de las mismas.
El cronograma nos permitirá cumplir en términos de tiempo y dinero con la ejecución de todas las actividades que involucra una obra.
De esta manera, se simplifica la gestión de los recursos y permite un control más preciso para la gestión de proyectos. Además, el cronograma de actividades es parte medular del informe de proyectos que se confecciona con cierta periodicidad.
Tipos de cronograma
CRONOGRAMA GENERAL DE PROYECTO
Abarca todas las obras principales a ejecutar y las subdivisiones que sean requeridas para cada una de ellas. Es el documento contractual que manejará el Cliente y el Constructor del proyecto, en donde se contempla el inicio y cierre de obra para el cual se han pactado los trabajos.
Debe ser actualizado con cierta periodicidad y se retroalimenta en base a la ejecución real de las tareas en campo. Sus plazos de inicio y fin, sólo podrán ser modificados bajo el consentimiento de ambas partes con la consecuente justificación.
CRONOGRAMA INTERNO DE ACTIVIDADES
Es una programación especifica para ciertas actividades, que brindará un mayor detalle en el cumplimiento de cada una de ellas. Se confecciona con el fin de controlar más de cerca cada una de las actividades, de manera tal que se pueda dar seguimiento al trabajo que se ha contratado.
Puede ser modificado en consenso con la gerencia del proyecto, pero nunca sobrepasar los tiempos máximos establecidos dentro del cronograma general de proyecto.
¿ Cómo hacer el cronograma?
Primero. Es necesario que establezcas la información general para tu proyecto: título, fecha de inicio del proyecto, horarios de trabajo, para llevar a cabo la programación inicial. Incluso, es necesario determinar si dentro de tu calendario existirá alguna excepción debido a días libres.
Segundo. Todas las actividades y el cálculo de sus duraciones deben tenerse a mano, ya que es a partir de esta información que el programa va a calcular las finalizaciones de las tareas.
Tercero. Establecer las relaciones, que no es más que la dependencia para cada tarea, si tiene alguna antecesora y que relación de tiempo guarda con la misma.
Cuarto. Ajustar la visualización del diagrama de Gantt, configurando la barra de tiempo superior, las flechas que indican dependencias etc. Este diagrama es una herramienta automática dentro de Microsoft Project, el cual se va creando a medida que introduces la información de las actividades.
Cronograma de un proyecto ejemplo
Primero se debe ingresar la información del proyecto: título del mismo, fechas de inicio, si es necesario alguna consideración especial dentro de la configuración inicial.
El calendario que se introduce en el programa es muy importante, ya que va a determinar la duración final de todo el proyecto. Si no se realiza esta programación al inicio, se calculará una duración irreal en base a la configuración estándar de Microsoft Project, que no reflejará la realidad de tu proyecto.
Es en esta parte en donde introducimos la semana laboral, la jornada laboral y los días no laborables dentro del periodo de trabajo para el proyecto.
Las actividades de nuestro proyecto son tareas, cuyo nombre se coloca en cada una de las celdas con su respectiva duración. Es necesario determinar las relaciones que existirán entre cada una de las tareas, ya que al establecer la dependencia con las otras tareas, podemos automatizar ciertas funciones.
La fecha de inicio puede venir dada por una dependencia o bien establecida manualmente, como es el caso de actividades programadas para una fecha y que no han iniciado acorde a lo proyectado.
La finalización de las tareas, así como las duraciones totales de cada actividad se calculan de forma automática al introducir las duraciones y tareas predecesoras.
Finalmente, el diagrama de Gantt que nos permite visualizar gráficamente la duración del proyecto, gracias a una barra de tiempo en la parte superior del gráfico. Esta barra puede adecuarse a la necesidad de visualización, por mes, trimestre, año, etc.
Como hemos visto, existen herramientas tecnológicas que permiten la ejecución organizada de cualquier proyecto de construcción.
El flujo de caja es una proyección financiera del cronograma
Es necesario tener presente que el flujo de caja del que hablamos, es una proyección financiera de los ingresos que tendrá nuestra obra durante su construcción. No obstante, nos referimos a un flujo financiero para llevar a cabo la construcción de un proyecto y que es financiado por una administración externa a la obra.
Es un documento que le permite a la entidad financiera organizar su programación de desembolsos. Lo cual no indica que la cifra que muestra el flujo de caja es un valor definitivo a percibir mes a mes, se requiere de otros elementos en conjunto.
Los requerimientos para el desembolso varían para cada entidad crediticia, sin embargo mencionamos alguno de ellos mas adelante.
El flujo de caja es un complemento a los requerimientos para el desembolso de los fondos económicos de nuestro proyecto. Generalmente para que se lleve a cabo el desembolso por parte de una entidad financiera, va a ser necesario presentar una cuenta por avance, debidamente avalada por profesionales responsables y la actualización al avance físico de la obra.
Documentos que complementan al flujo de caja
CRONOGRAMA DE PROYECTO
El cronograma de proyecto contiene la información que te permite determinar cuanto flujo económico vas a necesitar a lo largo del desarrollo de los trabajos. Debido a que recibir una cantidad de fondos superior a la que realmente se requiere, puede ser contraproducente para los costos finales.
Es necesario tener presente que mientras mayor sea el monto financiado, de la misma manera serán los intereses a pagar por financiamiento. Es por ello que sólo se debe pedir al banco lo que se necesita invertir en cada una de las etapas de construcción.
El flujo de caja se confecciona en las etapas iniciales de un proyecto, es probable que la trabajes en paralelo con el cronograma de obra. De hecho, resulta bastante complicado confeccionar un flujo de caja sin tener la programación de los trabajos mediante el cronograma de proyecto.
PRESUPUESTO DE OBRA
El presupuesto del proyecto es el documento que contiene información financiera relevante para la confección del flujo de caja. Recordemos que para elaborar el presupuesto de nuestro proyecto, es necesario llevar a cabo el cálculo de las cantidades de trabajo. Al estar valoradas económicamente cada una de las actividades a desarrollar, el presupuesto se convierte en una herramienta determinante para establecer la fecha en el que se va a necesitar el dinero.
El cronograma y el presupuesto de obra en conjunto, brindan toda la información que se requiere para confeccionar un flujo económico acertado. El flujo de caja refleja una proyección de las necesidades económicas del proyecto a lo largo de su desarrollo.
La confección de un flujo económico tiene la gran ventaja de facilitar la organización de todo el trabajo. Debido a que permite tener un control detallado de los montos económicos que el proyecto va a percibir para su ejecución.
Importancia del flujo de caja
- Como ya se ha mencionado, permite controlar de forma más eficiente la administración de los recursos del proyecto.
- Es un mecanismo para garantizar el desembolso oportuno por parte del Banco, siempre que se cumpla con los requisitos establecidos.
- Evita sobrecostos, propios del trabajo desorganizado.
- Es una cronograma de proyecto, al disponer solo del dinero que se requiere para la ejecución de las actividades programadas.
Ejemplo de la planificación de un flujo de caja
El flujo de caja proyectado para la ejecución de un proyecto, suele ser un tabulado en Excel y una gráfica de barras, en donde se muestra el monto total a recibir. Se desglosa mes a mes un monto que refleja la necesidad del proyecto, estos valores se establecen en base al presupuesto de obra y el cronograma de trabajo.
Al asignar montos económicos a cada una de las actividades del presupuesto, podemos conocer cuánto dinero necesito en cada periodo de ejecución.
Otra forma válida de obtener este resultado, es proyectando el porcentaje de avance mes a mes y multiplicarlo por el monto total del presupuesto. De esta manera, se obtiene un valor bastante próximo a la realidad.
Cronograma de actividades
Para confeccionar un cronograma de actividades para un proyecto se puede seguir la estructura básica que a continuación se describe.
Definición del proyecto
- Establecer los objetivos y los resultados esperados.
- Identificar los recursos necesarios.
- Determinar los requisitos y las restricciones del proyecto.
Planificación
- Desglosar el proyecto en tareas y actividades más pequeñas.
- Asignar recursos a cada actividad.
- Establecer las dependencias entre las actividades.
- Estimar la duración de cada actividad.
- Crear un diagrama de Gantt o una herramienta similar para visualizar el cronograma.
Ejecución del proyecto
- Realizar las actividades de acuerdo con el cronograma establecido.
- Supervisar y controlar el progreso del proyecto.
- Realizar ajustes en el cronograma si es necesario.
Pruebas y control de calidad
- Realizar pruebas para verificar que el proyecto cumple con los requisitos.
- Corregir cualquier problema o defecto identificado durante las pruebas.
- Realizar controles de calidad adicionales según sea necesario.
Implementación
- Preparar el proyecto para su implementación final.
- Realizar la transición del proyecto al entorno de producción o al equipo correspondiente.
Evaluación y cierre
- Evaluar el éxito del proyecto en relación con los objetivos establecidos.
- Documentar lecciones aprendidas y mejores prácticas.
- Cierre del proyecto y reconocimiento al equipo.
Este es un ejemplo general, debemos tener presente que cada proyecto puede requerir un enfoque y una duración diferentes. Además, puede ser de gran utilidad herramientas de gestión de proyectos específicas para facilitar la creación y el seguimiento del cronograma, como Microsoft Project u otros.
